Il est difficile de définir cette fonction aux missions multiples et variées. Celles-ci varient selon les particularités propres à chaque entreprise, suivant leur activité, taille, organisation et besoins. L’office manager devra s’adapter au profil du dirigeant ainsi qu’à la typologie des collaborateurs qu’il accompagne. Il peut ainsi prendre en charge les services généraux, le service ressources humaines, superviser la politique RSE, ou assurer la communication et l’évènementiel.
Cette liste étant non exhaustive, vous aurez compris qu’il n’y a donc pas un profil type d’office manager. Parmi toutes ses casquettes, on peut toutefois considérer que l’Office Manager est le garant du bon fonctionnement de l’organisation de l’entreprise. Interlocuteur privilégié de la direction, il facilite le travail des équipes, les libère des contraintes du quotidien, favorisant une productivité accrue et le bien-être de l’organisation.
Cela étant dit, nous pouvons identifier quelques missions récurrentes généralement dévolues à l’office management.
Son cœur de métier : la gestion administrative
Au centre de ses attributions, l’accomplissement des tâches administratives requiert une expertise pointue pour faire face à la complexité et au volume croissant des obligations administratives de l’entreprise.
Dans beaucoup de PME, cette charge administrative finit progressivement par ralentir le fonctionnement quotidien lorsqu’aucune organisation claire n’est réellement mise en place.
L’assistance administrative traditionnelle comporte l’ensemble des services tels que la gestion des agendas, le traitement du courrier, la réception téléphonique ou l’organisation des réunions.
Workplace management
Au-delà du secrétariat « basique », l’Office Manager assure la gestion quotidienne des services généraux, aussi appelés « Workplace management » : gestion des stocks, des fournitures, matériels de bureau et des contrats avec les différents fournisseurs.
Cette fonction inclut également la coordination des outils digitaux de communication, conférant une dimension de plus en plus IT au profil de l’Office Manager moderne.
Avec le développement du télétravail et des organisations hybrides, l’Office Manager intervient désormais fréquemment dans la gestion des outils collaboratifs et l’organisation du travail à distance.
Cette fonction assure à l’entreprise un environnement optimal de travail à la direction et aux équipes.
Gestion de personnel : RH
La gestion du personnel et la prise en charge des sujets RH constitue également un des piliers de l’office management. La gestion du recrutement, des paies, des congés et absences ou des formations peut être attribué à l’office Manager qui, selon les entreprises, peut prendre la casquette du responsable RH ou, à tout le moins, venir en soutien du responsable RH ou DRH.
Assistance comptable
L’Office manager peut aussi se muer en responsable administratif et financier (RAF). Il est ainsi courant que la gestion de la pré-comptabilité lui soit confiée par la direction, de manière autonome ou sous la supervision du DAF ou de l’expert-comptable.
Ces sujets impliquent nécessairement un suivi rigoureux des démarches auprès des administrations, telles que l’inspection du travail, l’URSSAF ou l’administration fiscale.
L’Office Manager contribue ainsi à sécuriser le suivi administratif de l’entreprise et à limiter les oublis ou retards sur des sujets souvent sensibles.
Évènementiel et promotion de la culture d’entreprise
Parmi ses nombreuses fonctions, l’Office Manager a souvent la charge de faire vivre la culture de l’entreprise et veille à entretenir un climat favorable permettant de bonnes relations au sein de l’entreprise. La QVCT est donc au centre des préoccupations de l’office management.
Il prend en charge la communication interne et externe de l’entreprise et organise différents évènements destinés à assurer le bien-être et la cohésion des équipes et de la direction : workshops, séminaires, afterworks, etc.
Pour mener à bien ces missions, l’Office Manager doit avoir des compétences étendues et solides. Outre le savoir-faire, le savoir-être est aussi un élément déterminant dans cette profession.
L’Office Manager moderne ne doit pas simplement maîtriser des compétences techniques pointues, il doit aussi faire preuve de rigueur, de polyvalence, d’agilité d’esprit, de curiosité et d’empathie.
Assez de maîtrise techniques pour gérer les différents outils au sein de l’organisation (pack office, Google Docs, Teams, Zoom, Slack, Notion et autres logiciels SIRRH ou comptables), une discipline pour effectuer le travail de veille sur les sujets administratifs et juridiques, et une bonne dose de soft skills pour gérer le stress et les conflits.
Il n’existe pas de diplôme spécifique. D’aucuns possèdent généralement au moins un diplôme universitaire : BTS gestion/comptabilité, GEA, licence professionnelle management et gestion des organisations ou école de commerce, master en management.
Les principales compétences s’acquièrent par l’expérience et la carrière de l’Office Manager est en évolution constante.
C’est d’ailleurs souvent le terrain qui façonne les meilleurs profils, tant les missions et les réalités diffèrent d’une entreprise à une autre.
Il n’y a pas vraiment de profil type d’entreprises adapté à ce métier.
En revanche, son rôle peut considérablement évoluer selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise.
Un Office manager aura généralement des compétences les plus élargies dans les TPE/PME alors que les plus grandes structures recherchent des profils souvent plus spécialisés.
Dans les structures en croissance, il devient souvent un véritable point d’appui organisationnel pour la direction et les équipes.
Dans bien des cas, le profil et les attributions de l’Office Manager implique une analyse approfondie de l’organisation de l’entreprise.
Sa polyvalence et son adaptabilité apporte toutefois une flexibilité lui permettant de suivre le rythme et l’évolution de l’entreprise.
